Partecipazioni di nozze: tutto quello che devi sapere prima di prenotarle

Avete deciso la data del matrimonio, iniziato a compilare la lista degli invitati e, prima o poi, arriva il momento di pensare alle partecipazioni di nozze. A quel punto le domande arrivano una dopo l’altra.

Quante ne servono? Quanto tempo prima bisogna ordinarle? Cosa va scritto? Quale grafica scegliere? Meglio consegnarle a mano o spedirle? E come evitare errori?

Sono tutte domande pratiche ed è giusto partire da qui, perché le partecipazioni devono prima di tutto comunicare in modo chiaro il vostro matrimonio.

Ma sono anche il primo elemento che arriva nelle mani delle persone a cui avete deciso di annunciarlo. Fino a quel momento il matrimonio è stato soprattutto vostro: ne avete parlato, avete scelto la data, immaginato la giornata e iniziato a organizzarla. Con la partecipazione, invece, anche le vostre persone care cominciano a farne parle.

Per questo vale la pena fare le cose con ordine. Vediamo insieme cosa sapere e quali decisioni prendere prima di ordinare le vostre partecipazioni.

1. Partecipazione e invito non sono la stessa cosa

Partiamo da una distinzione importante, perché partecipazione e invito non sono la stessa cosa, e non hanno la stessa funzione.

La partecipazione serve ad annunciare il matrimonio e contiene le informazioni relative alla cerimonia: i nomi degli sposi, la data, l’orario e il luogo in cui verrà celebrata.

L’invito, invece, è l’invito al ricevimento e comunica dove si terrà il ricevimento o la festa.

Per questo non tutte le persone a cui annuncerete il matrimonio devono necessariamente ricevere anche l’invito.

Potreste, ad esempio, voler comunicare le vostre nozze a un superiore, a conoscenti o a vecchi amici di famiglia per affetto o per gentilezza, senza invitarli al ricevimento. In questo caso consegnerete soltanto la partecipazione.

Prima di ordinare e stampare, quindi, preparate con attenzione la lista delle persone a cui volete annunciare il matrimonio e stabilite chi riceverà anche l’invito al ricevimento.

Vi servirà anche per il passaggio successivo: capire quante partecipazioni ordinare.

2. Quante partecipazioni di nozze dovete ordinare?

Per calcolare il numero delle partecipazioni non dovete partire dal numero degli invitati.

Infatti si le partecipazioni vengono consegnate una per ogni famiglia, una per ogni coppia e una per ogni single.

Prendete quindi la lista delle persone a cui volete annunciare il matrimonio, suddividetele per famiglie, coppie e single e segnate chi riceverà soltanto la partecipazione e chi anche l’invito al ricevimento.

Una volta fatto questo conteggio, aggiungete qualche copia in più.

Potreste aver dimenticato qualcuno, decidere successivamente di annunciare il matrimonio a un’altra persona oppure rovinare una partecipazione mentre scrivete la busta.

E ristampare poche copie in un secondo momento costa molto di più che prevederne qualcuna in più fin dall’inizio.

Un ultimo consiglio: conservate almeno una partecipazione completa per voi. Tra qualche anno sarete felici di ritrovarla insieme agli altri ricordi del matrimonio.

3. Quando ordinare e consegnare le partecipazioni di nozze?

Una delle domande che mi vengono fatte più spesso è: quanto tempo prima dobbiamo pensare alle partecipazioni?

La risposta dipende soprattutto dal tipo di partecipazione che avete scelto.

Se acquistate un modello già pronto, i tempi saranno relativamente brevi. Se invece desiderate un progetto personalizzato, dovete considerare il tempo necessario per confrontarvi, fare le vostre scelte, progettare la grafica, definire i testi, scegliere materiali e lavorazioni, realizzare le prove, stampare e preparare ogni partecipazione.

Per questo non aspettate il momento in cui vorreste iniziare a consegnarle per occuparvene.

In linea generale, vi consiglio di far arrivare le partecipazioni agli ospiti circa quattro-sei mesi prima del matrimonio.

Se tanti ospiti sono lontani, devono affrontare un viaggio, prenotare un soggiorno e organizzarsi valutate tempi più lunghi o una comunicazione preventiva della data.

Considerate anche tutto ciò che viene dopo la stampa: raccogliere gli indirizzi, scrivere le buste, organizzare le consegne e spedire le partecipazioni a chi vive lontano richiede più tempo di quanto si immagini.

Prima iniziate, più facilmente potrete fare ogni scelta con calma.

4. Come scegliere la grafica e i colori delle partecipazioni?

Quando iniziate a cercare le partecipazioni, vi troverete davanti a tantissime possibilità: grafiche essenziali, floreali, illustrate, geometriche, colori neutri, vivaci, delicati e infinite combinazioni tra loro.

Per orientarvi, non guardate la partecipazione come un elemento isolato. Pensate al matrimonio che state preparando.

Quale atmosfera volete creare? Avete scelto un luogo, dei colori o alcuni elementi che avranno un ruolo importante durante la giornata? C’è qualcosa della vostra storia, delle vostre passioni o del vostro modo di essere che potrebbe diventare parte del progetto grafico?

Partire da queste domande vi aiuterà a scegliere, tra le tante soluzioni che vi piacciono, quella che riesce anche a rappresentarvi e a essere coerente con il tipo di matrimonio che state preparando.

Una partecipazione essenziale e dai colori neutri anticiperà un’atmosfera diversa da una grafica vivace e ricca di illustrazioni. Un luogo importante per voi, un simbolo o un dettaglio della vostra storia possono diventare elementi grafici riconoscibili e accompagnare anche altri momenti del matrimonio.

La partecipazione offre agli ospiti un primo indizio, qualcosa che li incuriosisca e inizi a far immaginare la giornata alla quale parteciperanno.

5. Cosa scrivere e quali informazioni dare agli ospiti?

Una partecipazione deve prima di tutto essere chiara. Chi la riceve deve capire facilmente chi si sposa, quando e dove verrà celebrato il matrimonio.

Nella partecipazione dovranno quindi essere indicati:

• i nomi degli sposi;
• la data del matrimonio;
• l’orario della cerimonia;
• il luogo in cui verrà celebrata.

Nell’invito al ricevimento inserirete invece il nome e l’indirizzo della location e le indicazioni per la conferma della presenza.

Potrebbero poi essere necessarie altre informazioni: una data entro la quale confermare, i contatti a cui rispondere, la richiesta di segnalare allergie e intolleranze, indicazioni per raggiungere la location, un dress code o altre comunicazioni utili per i vostri ospiti.

Non cercate necessariamente di inserire tutto nello stesso cartoncino.

Se le informazioni sono molte, potete organizzarle su elementi diversi in modo che siano facili da trovare e da leggere.

Anche il tono del testo può essere vario.

Potete scegliere una formula più tradizionale oppure parole semplici e colloquiali, più vicine al vostro modo di esprimervi. Quello che conta è che il testo vi rappresenti, sia coerente con il matrimonio e, soprattutto, permetta agli ospiti di trovare subito le informazioni di cui hanno bisogno.

6. Come scegliere carta, formato, stampa e caratteri?

Dopo aver scelto la direzione grafica e definito le informazioni da inserire, potete occuparvi di tutti gli elementi che daranno una forma concreta alla partecipazione.

Carta, formato, tipo di stampa e caratteri cambiano molto il risultato finale.

Una carta naturale e materica sarà più adatta ad un matrimonio in una location in campagna, una carta liscia o trasparente invece ad un matrimonio più moderna. Una stampa tradizionale avrà un effetto diverso da una lavorazione in rilievo o a caldo. Un formato particolare può essere interessante, ma dovete valutare anche se sarà semplice da confezionare, consegnare o spedire.

Fate attenzione soprattutto alla leggibilità.

Un carattere calligrafico può essere bellissimo per i vostri nomi o per una breve frase, ma diventare difficile da leggere se utilizzato per indirizzi, orari e informazioni importanti.

E, quando possibile, non scegliete carta e materiali soltanto guardandoli su uno schermo.

Chiedete dei campioni, toccateli, osservateli alla luce naturale e fate una prova di stampa prima di autorizzare tutto il lavoro.

La partecipazione è un oggetto che gli ospiti prenderanno in mano, apriranno e leggeranno. Anche la scelta dei materiali e la facilità con cui potranno utilizzarla fanno parte del risultato.

7. Come intestare le buste delle partecipazioni?

L’intestazione della busta non è un dettaglio da lasciare all’ultimo momento.

È proprio ciò che scrivete sulla busta a indicare con chiarezza chi state invitando.

Una coppia sposata, una famiglia con figli, una persona invitata singolarmente o due persone che non vivono insieme richiedono intestazioni diverse.

Prima di iniziare a scrivere, preparate un elenco definitivo con i nomi completi delle persone a cui è destinata ogni busta.

Vi eviterà dubbi, correzioni e buste sprecate e, soprattutto, ridurrà il rischio di creare equivoci su chi sia effettivamente invitato.

Se avete dubbi sulle diverse situazioni, nell’articolo dedicato alla differenza tra inviti e partecipazioni e a come intestarle senza sbagliare trovate tutti gli esempi pratici.

8. Meglio consegnare le partecipazioni a mano o spedirle?

Non c’è una soluzione giusta per tutti.

Consegnare le partecipazioni a mano è piacevole, soprattutto con parenti e amici che frequentate abitualmente. Ma considerate il tempo necessario a farlo.

Difficilmente arriverete, consegnerete la busta e andrete via dopo cinque minuti. Ci saranno domande, chiacchiere, congratulazioni e, se le persone da incontrare sono molte, le consegne potrebbero richiedere diverse settimane.

Per gli ospiti che vivono lontano potete scegliere la spedizione. In questo caso raccogliete gli indirizzi con anticipo e assicuratevi che busta, formato ed eventuali decorazioni siano adatti a viaggiare senza rovinarsi.

Potete naturalmente utilizzare entrambe le modalità: consegnare personalmente le partecipazioni alle persone più vicine e spedire le altre.

Qualunque soluzione scegliate, organizzatevi per tempo e inserite anche le consegne nel calendario dei preparativi.

9. Prima di autorizzare la stampa, controllate tutto

Questo è uno dei momenti in cui vi consiglio di non avere fretta: controllate  con attenzione i nomi, la data, l’orario, gli indirizzi, i numeri di telefono, le indicazioni per la conferma e l’ortografia di ogni parola.

Poi fate leggere tutto anche a un’altra persona. Infatti quando avete lavorato a lungo su un testo, è facile leggere quello che sapete che dovrebbe esserci e non vedere un errore anche evidente.

Controllate anche la leggibilità dei caratteri, le dimensioni dei testi, la resa dei colori e la disposizione delle informazioni.

E, se possibile, fate una prova di stampa. Vedere la partecipazione nelle sue dimensioni reali vi permetterà di accorgervi di dettagli che sullo schermo possono sfuggire.

Una prova richiede un po’ di tempo e forse una piccola spesa in più. Ristampare tutte le partecipazioni per un errore scoperto troppo tardi ne richiede molti di più.

10. Pensate alla partecipazione insieme agli altri coordinati del matrimonio

La partecipazione è il primo elemento che gli ospiti ricevono, ma non sarà l’unico.

Durante il matrimonio incontreranno libretti della cerimonia, tableau de mariage, segnatavolo, menu, segnaposto, cartoncini informativi e gli altri coordinati che avrete scelto di inserire. Per questo vale la pena pensare fin dall’inizio a ciò che potrà continuare dopo la partecipazione.

Può essere una grafica, un colore, un simbolo, un’illustrazione, un materiale o anche un modo particolare di usare le parole. Non significa ripetere lo stesso disegno su ogni elemento o rendere tutto identico. Significa creare una continuità.

Gli ospiti incontrano per la prima volta un elemento quando aprono la partecipazione e, mesi dopo, possono riconoscerlo trasformato nel tableau, ritrovarlo sul menu o scoprirne un nuovo significato in un altro coordinato.

È così che elementi con funzioni molto pratiche possono diventare parte di un progetto più ampio e accompagnare le persone che avete invitato durante il matrimonio.

Ricapitolando: cosa sapere prima di scegliere le partecipazioni

Prima di ordinare le partecipazioni, preparate con attenzione la lista delle persone che desiderate invitare al matrimonio e distinguete chi riceverà anche l’invito al ricevimento.

Calcolate quante copie vi servono, prevedetene alcune in più e iniziate a occuparvene con il giusto anticipo.

Scegliete una grafica e dei colori che vi piacciono, vi rappresentano e coerenti con il matrimonio che state preparando. Organizzate con chiarezza le informazioni, valutate con attenzione carta, formato, stampa e caratteri e decidete per tempo come consegnare o spedire le partecipazioni.

Infine, prima di autorizzare la stampa, controllate tutto un’ultima volta.

Sono tante piccole decisioni pratiche, ma portano tutte allo stesso risultato: una partecipazione chiara, bella da ricevere e capace di iniziare a coinvolgere i vostri ospiti nella giornata che state preparando.

Tante possibilità davanti e non sapere da dove iniziare